Cas client : Des solutions de téléphonie qui améliorent
l’efficacité de votre entreprise
La situation rencontrée
Un cabinet d’avocats de 12 personnes (6 avocats, 3 stagiaires, 3 administratifs) situé à Paris, spécialisé en droit social et fiscal, clients français et étrangers.
Des collaborateurs fréquemment hors du Cabinet (audiences, rendez-vous…) ou en réunion.
Un central (PABX) et un standard complexes à programmer, nécessitant des interventions coûteuses chaque fois que l’organisation du cabinet évolue :
− remplacement, ajout ou déplacement de
postes,
− ajout ou modification de lignes,
− modification des messages d’accueil ou
d’attente,
− gestion des droits d’appels vers mobiles,
étranger, numéros spéciauxDes téléphones fixes d’ancienne génération. Claviers à touches, fonctions de base le plus souvent inopérantes : renvoi d’appel, message d’attente, consultation à distance des messages…
Un fax papier partagé par tout le Cabinet
Pas de solution de conférence téléphonique.
Ni fonction collaborative (agenda…), ni vision du statut des collaborateurs (en ligne, disponible, occupé ou absent).
Aucun reporting sur les appels émis, reçus ou perdus en réception.
Un coût global de téléphonie (central, postes, communications, fax) élevé et imprévisible.
La solution mise en place par EverLink
Plus simple : plus besoin de central téléphonique (PABX ou IPBX) dans vos locaux
Avec EverLink, vous n’avez plus besoin d’avoir un central téléphonique (PABX ou IPBX) dans vos locaux. Votre standard et vos postes téléphoniques sont directement connectés au réseau internet, via un routeur. C’est ce qu’on appelle la téléphonie IP (Internet Protocole) ou Voix sur IP (VoIP).
Au-delà des économies générées, vous gagnez ainsi en simplicité. Vous vous libérez des équipements et des aléas des installations classiques et des problèmes de maintenance. Vous n’avez plus besoin non plus de câblage dédiée à la téléphonie. Vous n’avez donc pas d’investissement coûteux à prévoir et pas de frais d’entretien spécifiques à la téléphonie.
Un standard téléphonique simple et performant
La standardiste visualise en temps réel tous les postes et connaît les statuts respectifs des collaborateurs : en ligne, disponible, occupé ou absent.
Possibilité de transmettre aux collaborateurs les messages sous forme d’emails vocaux.
Pendant les heures de bureau, pré-décroché permettant d’accueillir et de faire patienter l’appelant.
En dehors des heures de bureaux, message d’accueil rappelant les horaires d’ouverture du cabinet et possibilité de laisser un message.
En cas d’appel direct sur le poste du collaborateur, la standardiste voit l’appel et peut l’intercepter.
Des postes neufs de dernière génération avec écran tactile
Des postes offrant des fonctionnalités et des services extrêmement utiles (annuaire d’entreprise Microsoft Lync, appels sans décrocher depuis les fiches clients, visiophonie, gestion des renvois, personnalisation des messages, enregistrement conversations sur clé USB…).
Une solution intégrée de conférence téléphonique
Une solution téléphonique évitant de nombreux déplacements et permettant l’enregistrement des échanges sur clé USB.
Un fax dématérialisé utilisant votre connexion internet
Un fax garantissant la confidentialité des documents transmis et permettant de faire des économies (équipement, papier et encre).
Les résultats et les bénéfices
Une transition en douceur
EverLink s’est occupé de tout, depuis la prise de commande jusqu’au déploiement de la solution, sans aucune rupture de service.
Infrastructure opérationnelle immédiatement après l’obtention de la portabilité des numéros.
Mise en place des postes et formation en l’espace d’une matinée.
Un seul et même numéro pour être toujours joignable
Les appels sur le poste fixe peuvent être renvoyés sur le standard ou le répondeur en cas de non réponse + envoi simultané d’un email vocal.
Sonnerie simultanée sur le poste fixe et le mobile lorsque l’avocat n’est pas dans son bureau.
Possibilité de déplacer son poste fixe et de le connecter partout où il y a un accès internet.
Possibilité d’appeler depuis son mobile, via l’application Pronto, en affichant son numéro fixe.
Une interface de pilotage simple et conviviale
L’interface web EverLink permet de visualiser et modifier en temps réel son installation :
commande de lignes et de postes,
affectation des numéros et des lignes aux utilisateurs ou bureaux,
définition des droits de chaque utilisateur,
et gestion des messages d’attente et de répondeur.
Une parfaite connaissance du temps passé au téléphone sur chaque dossier
L’interface web EverLink donne des statistiques d’appels complètes pour chaque numéro appelant et appelé (nombre d’appels, destinations, types de numéro, temps passé en communication…). Chaque avocat connaît ainsi le temps consacré à chacun de ses clients et peut soit leur en faire part, soit justifier une facturation au temps passé.
Une facture téléphonie divisée par 2, un coût fixe par poste
Le cabinet reçoit désormais une facture unique pour toute sa téléphonie (postes, forfaits de communication, fax, connexion internet…). Les factures et les consommations détaillées (par utilisateur, groupe d’utilisateurs, dates et destinations) sont disponibles sur l’interface web EverLink.