Un softphone est un logiciel qui permet aux utilisateurs de passer des appels téléphoniques sur Internet. Ils sont émis et reçus depuis un ordinateur une tablette ou un smartphone. Le softphone possède toutes les fonctionnalités d’un téléphone de bureau classique et propose une large gamme de services supplémentaires. La mobilité intrinsèque de cette solution de téléphonie numérique vous permet d’emporter votre téléphone de bureau partout où vous allez. Installé sur un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, le softphone vous fait bénéficier des mêmes performances et de la même connexion que votre téléphone professionnel. C’est l’outil de prédilection des travailleurs mobiles et des télétravailleurs.

Comment fonctionne un softphone ?

Un softphone fonctionne sur la totalité des terminaux numériques, mobiles ou non, et des systèmes d’exploitation. La plupart des softphones fonctionnent aussi depuis un navigateur web. Il suffit de disposer d’un microphone, d’un haut-parleur et d’une connexion internet pour l’utiliser où que vous soyez. Le softphone utilise un logiciel qui imite les fonctionnalités d’un téléphone de bureau sur l’écran de votre terminal. Son fonctionnement repose sur l’utilisation de la technologie Vo IP (Voice over Internet Protocol). Elle permet de passer des appels vocaux sur Internet. Toutes les fonctionnalités du softphone sont utilisables au clavier et à la souris, certains logiciels de dernière génération autorisent même les commandes vocales. L’expérience utilisateur est conviviale et intuitive.

Des avantages liés aux technologies numériques

Le principal avantage du softphone est sa portabilité. Utilisé sur votre bureau ou votre smartphone, vous pouvez activer des règles de configuration spécifiques. Elles répartissent automatiquement les appels vers votre bureau ou votre smartphone. Cette grande flexibilité vous permet de travailler à domicile ou en voyage tout en conservant tous les outils puissants de communication mis à disposition par votre entreprise. Vous restez joignable en permanence et vous avez toute latitude pour décider de prendre, de transférer ou de rejeter un appel, avec passage ou non en mode messagerie. Celle-ci peut d’ailleurs être personnalisée en fonction de votre emploi du temps ou de l’identité de l’appelante ou de l’appelant. Un transfert automatique vers un collaborateur est possible, vous ne manquez aucun appel.

Ses fonctionnalités dépassent celles du téléphone de bureau

Un softphone offre un certain nombre de fonctionnalités avancées qui dépassent de loin celles d’un téléphone de bureau classique. Le softphone est un véritable outil de productivité qui renforce l’agilité des entreprises. Son intégration avec l’infrastructure numérique des organisations fait partie intégrante de la transition numérique. Lorsque le softphone et utilisé comme composante du cloud public ou privé de l’entreprise il contribue effectivement à sa compétitivité. Ses fonctions principales sont :

Des listes de contacts partagées

Vous pouvez vous inscrire sur une liste de contacts d’entreprise ou partager vos contacts avec vos collègues.

Un indicateur de présence

Les softphones indiquent quand votre équipe est en ligne, hors ligne, occupée ou en réunion par exemple. Vous identifiez vos contacts disponibles, en réunion ou en appel afin d’éventuellement les joindre par messagerie instantanée en cas d’urgence.

La messagerie instantanée est intégrée

La centralisation de la communication dans un flux unique géré par votre softphone facilite les recherches et la collaboration. Tous les messages émis et reçus font partie intégrante des données d’entreprise.

Les appels vidéo sont aussi disponibles

La possibilité de communiquer avec un collègue par le biais d’un appel vidéo sur un téléphone de travail a prouvé sa valeur, notamment en cette période de crise et de confinement. Avec un softphone la vidéoconférence se combine aux appels classiques et à la messagerie instantanée pour rationaliser les communications et doper la productivité.

La mobilité, attribut d’agilité essentiel

Les softphones vous permettent d’emporter votre centre de communication partout avec vous. Vous n’êtes plus attaché à votre bureau pour attendre un appel important. Vous gardez un œil en permanence sur vos communications entrantes et vous y répondez rapidement de façon vocale, vidéo ou textuelle, où que vous soyez.

La boîte vocale devient intelligente

Les messages vocaux des softphones sont stockés sous forme de fichiers audio. Ils peuvent être liés à votre courrier électronique ou sous forme de notification sur votre smartphone. Vous pouvez obtenir la transcription textuelle du contenu du fichier audio pour, par exemple, parcourir un message urgent même en réunion. Il est également plus facile de transférer cette transcription à votre équipe ou de l’intégrer à un rapport.

La portabilité d’un numéro n’est plus un défi

Si vous devez utiliser plusieurs lignes téléphoniques, le softphone rend obsolète la commande de matériel téléphonique et d’installation de nouvelles lignes. Il suffit de quelques clics pour ajouter un nouveau numéro. Il est automatiquement ajouté à toutes les listes de contacts existantes sur votre terminal, surtout s’il est connecté au cloud d’entreprise.

Pour toute question sur le softphone, n’hésitez pas à contacter notre équipe