La bonne gestion du travail à distance n’est pas seulement une question de technologie. Il s’agit aussi de aussi de savoir mettre cette technologie au service de l’intégration et de la collaboration active de ses digital nomads.

Le terme « télétravail », aujourd’hui sur toutes les lèvres, voit souvent sa définition réduite au « travail à la maison ». Il couvre en réalité la notion plus large de « travail à distance », que ce soit de la maison ou d’ailleurs (transports en commun, aéroports, hôtels…), via l’utilisation exclusive d’outils digitaux pour accomplir ses missions et collaborer avec ses équipes. D’où le terme digital nomads souvent utilisé pour désigner les travailleurs nomades.

Quels que soient le nom qu’on leur donne et l’endroit d’où ils travaillent, ces télétravailleurs partagent souvent les mêmes défis, notamment la solitude et la difficulté à se sentir connecté avec son équipe et son entreprise. Ce sentiment d’isolement pouvant conduire à un manque de motivation et une baisse de la productivité.

C’est pourquoi les employeurs ont tout intérêt à prendre soin de leurs télétravailleurs, en particulier dans un contexte où ce mode de travail tend à prendre de l’ampleur. Mais comment gérer efficacement une équipe de télétravailleurs, en particulier sur le long terme ? L’expérience de plusieurs entreprises pratiquant le télétravail depuis de nombreuses années, permet aujourd’hui de comprendre comment en tirer parti pour en faire un facteur de productivité.

Faciliter la communication

Dans un bureau, tout est plus visible et accessible. Il suffit d’aller voir son collègue du bureau d’à côté pour lui poser une question ou lui proposer un café. Les réactions des collaborateurs et leur langage corporel pendant une réunion permettent d’ajuster son discours et d’affiner ses messages.

Pour les travailleurs nomades, toutes ces interactions deviennent virtuelles, par téléphones ou écrans interposés. Les réponses à leurs questions peuvent être plus longues à obtenir, les intentions et les messages sont plus susceptibles d’être mal interprétés. C’est toutes les modalités traditionnelles de communication qu’il faut repenser.

Les employeurs doivent donc s’assurer que leurs travailleurs nomades disposent d’outils de communication efficaces pour favoriser des interactions à la fois intuitives et instantanées avec le reste de leur équipe. Que ce soit via des plateformes de tchat ou des solutions de vidéoconférence, il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent ce type d’interactions, de manière plus ou moins immersive.

Différents channels de discussion peuvent par exemple être paramétrés (individuel, d’équipe, de groupe ou global à toute l’entreprise) pour permettre d’échanger à plusieurs niveaux dans l’organisation. Des réunions par vidéoconférence plutôt que par téléphone permettent également aux participants de se sentir davantage connectés et intégrés à leur équipe.

Notons que la société EverLink a développé une solution clé en main appelée Zénith (comprenant portable, téléphone, connexion VPN, logiciel de visioconférence Microdoft Teams…) qui permet aux entreprises de fournir à leurs travailleurs nomades tous les moyens pour travailler et communiquer efficacement et en sécurité, où qu’ils se trouvent.

Favoriser la collaboration

Bien que souvent autonomes dans leur façon de travailler et dans les outils qu’ils utilisent, les travailleurs nomades n’en ont pas moins besoin de plateformes communes pour collaborer efficacement. Assignation de tâches, suivi de projet, partage de documents, rappels, etc. : de nombreuses solutions permettent à des équipes distantes de partager un « espace de travail virtuel ». En offrant un support commun permettant notamment de suivre l’avancement des différents travaux en cours, ce type d’outil a largement démontré son efficacité en termes de collaboration et de productivité.

Au-delà du choix de la plateforme, l’enjeu réside aussi dans la configuration nécessaire du système pour en garantir un accès simple, fiable et sécurisé. Cela peut, par exemple, nécessiter de mettre en place un réseau VPN, de contrôler le parc informatique des télétravailleurs, etc.

L’important est toutefois de ne pas multiplier les outils, mais plutôt de privilégier des suites de solutions, afin de permettre autant que possible aux collaborateurs d’accéder à l’ensemble des outils dont ils ont besoin à partir des mêmes identifiants sécurisés.

Partager les informations

Le sentiment d’isolement souvent éprouvé par les travailleurs nomades tient pour l’essentiel à leur absence physique des bureaux de leur entreprise, et à tout ce qu’il s’y passe et s’y discute au quotidien. C’est pourquoi une bonne gestion des télétravailleurs passe aussi par la mise en œuvre de flux d’informations réguliers, pour les tenir informés des dernières actualités et mises à jour dans l’organisation.

Que ce soit sous le forme d’une newsletter, d’un blog interne ou encore de webinaires mensuels, ces flux d’informations peuvent mettre en valeur des évènements, des annonces des ressources humaines, le lancements d’un nouveau produit ou service, un projet phare, les résultats financiers de l’entreprise, etc.

Il va sans dire que ces informations doivent être accessibles en ligne, afin que les travailleurs nomades puissent y accéder en même temps que leurs collègues présents dans les bureaux.

Encourager l’esprit d’équipe

Ce sentiment d’appartenance se cultive aussi via des évènements de type « team building ». Les travailleurs nomades accueillent en général avec enthousiasme toute initiative leur permettant de se connecter de manière informelle avec leurs collègues de travail, même virtuellement.

Que ce soit par l’intermédiaire « d’happy hours » virtuelles, de journées « animaux de compagnie » ou encore de « Lunch and Learn », les solutions de vidéoconférence permettent aujourd’hui d’organiser facilement des évènements à distance suffisamment immersifs pour que les participants s’y sentent véritablement intégrés, quel que soit leur lieu de connexion.

Ce type d’initiatives, bien que paraissant anecdotiques à certains, peut véritablement faire la différence pour des équipes travaillant à distance, en leur permettant de rompre leur isolement et de se sentir considérées comme membres à part entière de l’organisation.

Que le télétravail soit, pour votre entreprise, une option temporaire ou bien que vous l’envisagiez sur le long terme, tous ces conseils vous permettront de faciliter l’intégration de ce mode de travail par vos employés, tout en favorisant leur productivité.

Contactez-nous pour en savoir plus sur les outils que vous pouvez déployer.