Voici ce que vous allez gagner en dématérialisant les documents…
Vous cherchez à…
• passer à la facturation électronique pour respecter les obligations légales ?
• en finir avec le papier et les tâches fastidieuses du courrier ?
• faire des économies d’impression et d’affranchissement ?
• dématérialiser vos bulletins de salaire ?
• utiliser la signature électronique pour vos contrats ?
• vous connecter à Chorus Pro pour facturer (clients publics) ?
• automatiser vos relances et accélérer les encaissements ?
Les multiples bénéfices de la dématérialisation
La dématérialisation consiste à supprimer le papier au profit de l’électronique. Elle concerne principalement les factures, les bulletins de salaires et tous les types de contrats, mais peut s’appliquer aussi à tous les documents comptables et RH. Dans l’absolu, les documents dématérialisés doivent l’être depuis la source jusqu’à la cible : les fichiers (PDF natif, XML, EDI) sont transmis directement au destinataire sans être imprimés.
La dématérialisation des documents vous permet de :
- Dématérialiser tout type de documents en toute sécurité
- Réduire vos coûts de gestion (30% de gain de temps) et supprimer vos coûts d’impression et d’affranchissement
- Connaître à l’avance vos coûts de gestion documentaire
- Être en conformité avec les nouvelles obligations réglementaires (facturation électronique, archivage à vocation probatoire).
- Accéder instantanément et 24/7 à vos documents et pouvoir agir (suivre, consulter, relancer…)
- Bénéficier d’un archivage sécurisé pour vos documents
- Envoyer des documents papier par courrier postal depuis votre ordinateur avec des tarifs plus avantageux
- Bénéficier de tous les avantages d’une solution SaaS (pas d’investissement, sécurité, mises à jour automatique…)
- Bénéficier d’une assistance utilisateurs pour toute la durée du contrat.
- Améliorer votre empreinte environnementale
- Confier à vos collaborateurs des tâches à plus forte valeur ajoutée et valoriser l’image de votre entreprise
La dématérialisation des factures est en effet une obligation légale…
La dématérialisation des factures est obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour facturer, via la plateforme Chorus, les acteurs du domaine public (État et service publics). Elle le deviendra prochainement pour les factures inter-entreprises du domaine privé :
- à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
- à compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
- à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
- à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.
En passant dès maintenant à la dématérialisation, vous bénéficierez de tous ses avantages.
Pour que la dématérialisation des factures soit fiscalement reconnue, elle doit l’être depuis sa source, avant l’impression, et offrir des garanties (Article 289-V du Code général des Impôts) :
- d’opposabilité (horodatage RFC 3161),
- d’intégrité et d’identité (signature électronique certifiée X509-V3),
- d’archivage 10 ans (Z42-013).
Les formats utilisés doivent être pérennes : PDF natif ou XML, EDI.
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Dès maintenant, vous avez le droit de dématérialiser vos bulletins de salaire
La dématérialisation des fiches de paie est apparue en France dès 2009 et a été précisée avec la Loi Travail du 8 août 2016, dite aussi Loi El Khomri : l’employeur peut désormais procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique de sa propre initiative, sans autorisation préalable des salariés.
