Appelées Unified Communications (UC) en anglais, les communications unifiées font référence à un système de téléphonie d’entreprise intégrant plusieurs méthodes de communication. Les outils qui les rendent possibles sont capables d’interagir entre eux. Cette connectivité autorise plus de mobilité à ses utilisateurs et garantit des fonctionnalités uniques et avancées.
Des avantages essentiels aux entreprises
Les communications unifiées offrent un avantage concurrentiel aux entreprises en réduisant le nombre d’outils, de plateformes et de solutions indépendants dont elles ont besoin pour communiquer. De nombreuses entreprises choisissent les solutions de communications unifiées plutôt que les systèmes téléphoniques traditionnels. Elles peuvent ainsi mieux pérenniser leurs investissements et bénéficier en permanence des progrès technologiques. Les principaux avantages que les communications unifiées offrent aux entreprises sont :
- L’amélioration de l’efficacité des communications
- La réduction des coûts d’installation et d’opération de l’infrastructure
- L’augmentation des revenus issus de l’emploi des plateformes de communication unifiées
- Un bien meilleur service à la clientèle
Des rapports plus efficaces avec les fournisseurs
Les communications unifiées offrent des caractéristiques uniques
Un système de communications unifiées propose de nombreuses options d’utilisation. Elles sont bien plus nombreuses et bien plus efficaces que les systèmes de communication traditionnels. Ces caractéristiques exceptionnelles incluent :
Un net accroissement des capacités de mobilité des utilisateurs
Les capacités de mobilité des UC vous permettent de rester connecté quel que soit votre lieu de présence. Grâce à ce bureau étendu, vous pouvez passer et recevoir des appels, chatter, faxer, entre autres, avec les applications d’un softphone.
Une interface utilisateur basée sur le web
La plupart des plateformes de communications unifiées offrent des interfaces web qui permettent un contrôle total des appels à partir des navigateurs web. Cela donne aux utilisateurs la possibilité de personnaliser les paramètres du téléphone, la messagerie vocale, les listes de correspondants, etc.
Une meilleure gestion de la présence et des absences
La gestion de la présence permet à vos correspondants de savoir si un utilisateur particulier est disponible pour communiquer. Ces indicateurs peuvent être entre autres : Ne pas déranger, Actif, Hors du bureau, etc.
La nouvelle messagerie unifiée
Avec la messagerie unifiée, les utilisateurs peuvent gérer de nombreux types de messages à partir d’une seule application. Ils changent de mode de communication à la demande et convertissent les médias dans de nombreux autre formats. Ils peuvent notamment procéder à la transcription de vidéoconférences.
Une meilleure gestion de la télécopie
Avec un système de communications unifiées, les fax sont reçus par le système puis acheminés vers leur destination sous forme de pièce jointe à un courrier électronique. Ce processus est le même sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles. Une analyse du contenu du fax peut être exécutée automatiquement et alimenter un workflow commercial par exemple.
Les conférences en ligne (audio et visio) sont essentielles, surtout en temps de crise (Covid-19…)
La conférence en ligne permet à un groupe d’utilisateurs de se rencontrer et de s’exprimer par la voix et la vidéo depuis plusieurs endroits. Cette option est également disponible pour les organisations extérieures, les partenaires ou les clients.
Collaboration et interactions internes et externes
Les communications unifiées élargissent les capacités de communication internes et externes. Elles offrent aux employés des options de travail plus flexibles. Les travailleurs peuvent bénéficier d’un niveau de collaboration plus élevé, ce qui profite à l’ensemble de l’organisation. Les rapports à la clientèle sont plus personnalisés et les interactions avec les fournisseurs sont simplifiées. Il en résulte une plus grande agilité de toute l’organisation.
Des notifications avancées
Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications de plusieurs façons, ce qui améliore la communication entre les différents services. Avec les notifications avancées, un message vocal peut être envoyé par SMS ou par courriel avec une copie de l’enregistrement. Le contenu des communications peut être intégré aux données d’entreprise à des fins de reporting par exemple.
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Petit glossaire des communications unifiées
Pour bien appréhender les UC il est essentiel de comprendre certains termes de base du secteur pour évaluer vos options. Il vous est alors plus facile de déterminer ce dont votre entreprise a réellement besoin.
API (interface de programmation d’applications)
Une Application Programing Interface autorise la personnalisation de votre système téléphonique. Cela peut être l’un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de l’acquisition de votre prochain système téléphonique. Une API permet à un développeur de logiciels d’étendre les fonctionnalités de votre système téléphonique en l’intégrant à d’autres applications commerciales tierces, votre CRM par exemple.
BYOD (Apportez votre propre appareil)
Le terme BYOD (Bring Your Own Device) désigne une nouvelle tendance forte dans le domaine des communications d’entreprise. L’époque où l’on procurait un appareil mobile dédié aux collaborateurs est révolue. Les solutions de communications unifiées fonctionnent sur toutes les plateformes mobiles. Cette flexibilité permet d’accéder aux applications essentielles de l’entreprise à partir de vos appareils personnels préférés.
SVI (serveur vocal interactif)
Le serveur vocal interactif, ou SVI, peut également être appelée « assistant automatisé ». Cette fonction du système téléphonique traite les tâches répétitives qui prendraient le temps et l’attention d’un opérateur humain. Vous augmentez la productivité en éliminant la nécessité de répondre aux appels et de les transférer.
PBX (Private Branch Exchange)
Le terme « PBX » signifie « Private Branch Exchange ». Un PBX est simplement un système téléphonique professionnel. Il reçoit tous les appels et les dirige vers les bureaux de vos différents collaborateurs. Il élimine donc le coût de la location de plusieurs lignes téléphoniques auprès d’une compagnie de téléphone. Le PBX relie également les appels internes, vous n’avez donc pas besoin de lignes téléphoniques extérieures.
UCaaS (Unified Communications as a Service)
Les communications unifiées en tant que service sont une méthode de déploiement des UC pour fournir des communications unifiées aux organisations via le cloud. L’UCaaS est très utile pour les petites entreprises qui n’ont pas de service informatique. Il est de plus en plus adopté par les entreprises de taille moyenne et il est considéré comme l’avenir de la technologie des communications.
VoIP (Voice over Internet Protocol)
La voix sur IP (VoIP) est la transmission des appels téléphoniques sur Internet. Cette technologie est plus abordable que la téléphonie classique, en particulier pour les appels internationaux. Elle permet également aux entreprises de réduire leur infrastructure informatique en éliminant la nécessité de maintenir des réseaux séparés pour la voix et les données. La migration de la téléphonie classique vers la VoIP est d’ores et déjà très avancée.
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