Passez dès maintenant à l’archivage électronique
Archiver consiste à assurer l’intégrité, l’authenticité, la pérennité, la confidentialité, la sécurité et l’accessibilité des documents archivés. La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) ou son externalisation, nécessite la mise en œuvre d’une politique d’archivage.
Pour disposer d’un archivage ou d’un coffre-fort à vocation probatoire, les documents PDF horodatés, signés et transmis, doivent être gérés par un partenaire tiers de confiance, norme Z42-013, ISO 27001 & 14001, Label FNTC TA, agrément Archives Publiques et HDS (Hébergeur de Données de Santé).
Il est impératif d’appliquer les durées d’archivage électroniques légales de conservation des documents (respect des obligations légales de l’entreprise et conformité au régime légal de la preuve) :
• 10 ans pour les factures,
• 50 ans pour les bulletins de paie.
Le respect des normes sécurisera la gestion de votre activité et vous permettra d’optimiser vos coûts en détruisant les documents dont la durée de conservation est écoulée.
Le coût d’un archivage électronique peut s’établir en fonction du nombre de documents à archiver ou bien de leur poids.
